RODO — информационная оговорка

1. Администратор и контакт

Администратором данных является компания, ведущая бухгалтерскую фирму Steers; полные регистрационные данные указаны в подвале сайта и в блоке в конце документа. По вопросам защиты данных пишите на e-mail фирмы.

Мы не назначили инспектора по защите данных. Полное описание обработки содержится в Политике конфиденциальности — ниже мы приводим информацию в сокращённой форме.

2. Кого касается эта оговорка

• Клиентов фирмы и лиц, представляющих клиентов: участников, членов правления, прокуристов, доверенных лиц и контактных лиц — в отношении этих данных мы являемся администратором.
• Контрагентов и поставщиков фирмы, а также назначенных ими для контакта лиц — мы являемся администратором.
• Кандидатов на работу и сотрудничество, направляющих нам документы для трудоустройства, — мы являемся администратором.
• Работников, исполнителей по гражданско-правовым договорам, контрагентов и клиентов наших клиентов, чьи данные поступают к нам в бухгалтерских и кадровых документах, — здесь мы являемся процессором данных, а администратором остаётся наш клиент (см. пункт 8).
• Лиц, которые связываются с нами через форму на сайте, — подробности в Политике конфиденциальности.

3. Источник данных

Данные мы получаем непосредственно от вас либо от нашего клиента, который указал вас как представляющее лицо, контактное лицо или сторону документа.

Мы также пользуемся общедоступными публичными реестрами: KRS, CEIDG, реестром плательщиков НДС, который ведёт руководитель KAS, и Центральным реестром бенефициарных владельцев (CRBR). Объём данных из этих источников включает идентификационные, адресные данные и информацию о представительстве.

4. Цели и правовые основания

• Заключение и исполнение договора об оказании бухгалтерских, кадрово-расчётных и консультационных услуг — ст. 6 п. 1 подп. b RODO; в отношении лиц, представляющих клиента, — ст. 6 п. 1 подп. f RODO.
• Обязанности, вытекающие из закона: Закона о бухгалтерском учёте, Налогового кодекса, налоговых законов, положений о социальном страховании, о PPK и Закона о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма — ст. 6 п. 1 подп. c RODO.
• Данные особых категорий в кадровой документации — ст. 9 п. 2 подп. b RODO во взаимосвязи с нормами трудового права и права социального страхования.
• Рекрутинг: в объёме данных, указанных в Трудовом кодексе, — ст. 6 п. 1 подп. c RODO, а в остальной части и при будущих наборах — ст. 6 п. 1 подп. a RODO (согласие).
• Текущая связь, обработка запросов и поддержание отношений с контрагентами — ст. 6 п. 1 подп. f RODO.
• Установление, предъявление и защита требований, а также обработка претензий — ст. 6 п. 1 подп. f RODO.

5. Получатели данных

• Органы администрации и публичные учреждения: налоговые управления (US) и KAS вместе с KSeF, ZUS, GUS, PFR в части PPK, Генеральный инспектор финансовой информации (GIIF), суды и правоохранительные органы.
• Поставщики бухгалтерского, кадрово-расчётного программного обеспечения и ИТ-инфраструктуры — на основании договоров поручения.
• Наши субподрядчики, юридические фирмы, присяжные аудиторы и страховщик — в объёме, необходимом для дела.
• Банки и платёжные учреждения — в части платежей, осуществляемых по поручению клиента.

6. Сроки хранения

• Бухгалтерская и налоговая документация — 5 лет, считая с конца календарного года, в котором истёк срок уплаты налога.
• Кадровая документация, ведущаяся для клиентов, — 10 лет с конца календарного года, в котором прекратились трудовые отношения; для лиц, трудоустроенных до 1 января 1999 г., — 50 лет.
• Документация AML — 5 лет с первого дня года, следующего за годом прекращения деловых отношений или проведения операции.
• Договоры и переписка — до истечения срока исковой давности требований.
• Рекрутинговые документы — до завершения набора, а при наличии согласия на будущие наборы — до 12 месяцев или до отзыва согласия.
• Данные, доверенные клиентом, — до окончания договора поручения; после этого мы возвращаем их или удаляем согласно указанию клиента.

7. Передача за пределы ЕЭЗ и профилирование

Как правило, мы не передаём данные за пределы Европейской экономической зоны. Если поставщик вспомогательной услуги обрабатывает данные за пределами ЕЭЗ, это происходит на основании стандартных договорных положений, утверждённых Европейской комиссией.

Мы не применяем автоматизированное принятие решений, вызывающее правовые последствия, включая профилирование.

8. Поручение обработки — фирма как процессор данных

Ведя учёт и кадры, мы обрабатываем данные лиц, связанных с нашим клиентом, — его работников, исполнителей, контрагентов и клиентов. Администратором этих данных является наш клиент, а фирма действует как процессор данных в понимании ст. 28 RODO.

Основанием служит договор поручения обработки персональных данных, заключаемый в письменной или электронной форме как приложение к договору об оказании бухгалтерских услуг. Без подписанного договора поручения мы не начинаем обслуживание.

• Предмет и цель: ведение книг, налоговых расчётов и кадрово-расчётной документации клиента, а также предоставление панели клиента.
• Объём и категории субъектов: идентификационные, адресные данные, PESEL, данные о трудоустройстве и вознаграждении, расчётные данные контрагентов; категории субъектов указывает договор.
• Мы обрабатываем данные исключительно по документированному поручению администратора, в том числе в части передач за пределы ЕЭЗ, — если только обязанность не вытекает из закона, о чём мы информируем администратора.
• Мы обеспечиваем, чтобы лица, допущенные к данным, были обязаны сохранять конфиденциальность, и внедряем меры безопасности, соответствующие ст. 32 RODO.
• Дальнейшее поручение (субпоручение) — только с согласия клиента, на условиях не менее строгих; список постоянных субпроцессоров мы предоставляем перед заключением договора и информируем о планируемых изменениях.
• Мы помогаем администратору выполнять обязанности по ст. 32–36 RODO, а также в обработке запросов субъектов данных.
• О нарушении защиты данных мы уведомляем администратора незамедлительно после его обнаружения, передавая информацию, необходимую для уведомления надзорного органа.
• По завершении оказания услуг мы возвращаем данные или удаляем их — согласно выбору администратора, за исключением данных, хранение которых предписывает закон.
• Мы предоставляем администратору возможность провести аудит или инспекцию на условиях и в сроки, согласованные в договоре поручения.

9. Права субъектов данных

Вы имеете право на доступ к данным, их исправление, удаление, ограничение обработки, перенос данных, а также на возражение против обработки, основанной на законном интересе. Если обработка основана на согласии — вы можете отозвать его в любой момент.

Вам также принадлежит право подать жалобу Председателю Управления по защите персональных данных (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Когда мы обрабатываем ваши данные по поручению нашего клиента, подавайте запрос ему — как администратору. Если запрос поступит к нам, мы передадим его клиенту без необоснованной задержки и выполним его указание.

10. Обязанность предоставления данных

Предоставление данных, требуемых нормами налогового права, трудового права, права социального страхования, а также нормами о противодействии отмыванию денег, обязательно — без них мы не можем вести расчёты или вступать в деловые отношения. Остальные данные, включая дополнительные контактные данные, вы предоставляете добровольно.