Противодействие отмыванию денег (AML)

1. Зачем этот документ

Это информация для клиентов и партнёров фирмы — а не содержание нашей внутренней процедуры AML. Мы описываем, каких вопросов и документов можно ожидать в начале сотрудничества и в его ходе, а также почему мы не можем от них отказаться.

Внутренняя процедура, оценка риска и документация её применения конфиденциальны. Мы предоставляем их исключительно органам, уполномоченным на основании закона.

2. Правовое основание и статус фирмы

Бухгалтерская фирма является обязанным субъектом на основании ст. 2 п. 1 подп. 15a Закона от 1 марта 2018 г. о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма (ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) — как предприниматель, ведущий деятельность по оказанию услуг в сфере ведения бухгалтерских книг или налоговых книг доходов и расходов.

Обязанности вытекают непосредственно из закона и носят публично-правовой характер; их исполнение не зависит от согласия клиента или положений договора. Дополнительно мы руководствуемся сообщениями и рекомендациями Генерального инспектора финансовой информации (GIIF).

3. Внутренняя процедура и организация

• Фирма внедрила внутреннюю процедуру обязанного субъекта, охватывающую правила применения мер финансовой безопасности, оценки риска, хранения документации и отчётности.
• Назначен представитель высшего руководства, ответственный за исполнение установленных законом обязанностей, а также сотрудник, ответственный за текущее применение процедуры и контакт с GIIF.
• Мы проверяем процедуру не реже одного раза в год, а также каждый раз после существенного изменения законодательства или профиля деятельности фирмы.
• Действует принцип ограниченного доступа: документация AML доступна исключительно лицам, которым она необходима для исполнения обязанностей.

4. Оценка риска

Мы составляем и обновляем оценку риска фирмы, а также оцениваем риск каждых деловых отношений. Оценка определяет объём и периодичность применяемых мер финансовой безопасности.

• Вид клиента и структура собственности, включая наличие иностранных субъектов и многоуровневых структур.
• Географическая область деятельности и связи с третьими странами высокого риска.
• Вид предлагаемых продуктов и услуг, а также канал их распространения, включая долю наличного оборота — значимую в отрасли HoReCa.
• Стоимость и характер операций, нетипичные схемы расчётов, операции без экономического обоснования.
• Результат оценки определяет применение стандартных, упрощённых либо усиленных мер; о применении усиленных мер мы информируем клиента при подключении (onboarding).

5. Меры финансовой безопасности

Меры финансовой безопасности мы применяем перед установлением деловых отношений, а затем в ходе сотрудничества — периодически, а также каждый раз, когда меняются обстоятельства или возникают сомнения относительно имеющихся данных.

• Идентификация клиента и проверка его личности на основании документов и данных из публичных реестров.
• Идентификация и проверка бенефициарного владельца, установление структуры собственности и контроля, включая сверку с записью в Центральном реестре бенефициарных владельцев (CRBR) и выяснение возможных расхождений.
• Установление того, является ли клиент, бенефициарный владелец или представляющее его лицо лицом, занимающим значимую публичную должность (PEP), членом семьи такого лица или его близким соратником, — на основании заявления, подаваемого под угрозой уголовной ответственности.
• Оценка цели и предполагаемого характера деловых отношений.
• Текущий мониторинг деловых отношений, включая проверку операций на соответствие сведениям о клиенте и профилю его деятельности, а также установление источника происхождения имущества, когда этого требует уровень риска.
• Проверка клиента и связанных с ним лиц по санкционным спискам — европейским, национальным, а также вытекающим из закона об особых решениях в области противодействия поддержке агрессии против Украины.

6. Документы при подключении (onboarding)

При начале сотрудничества мы просим полный комплект информации, позволяющий исполнить установленные законом обязанности. Объём зависит от правовой формы и оценки риска; ниже приведён типовой перечень.

• Регистрационные данные субъекта: наименование, правовая форма, адрес местонахождения, NIP, REGON, номер KRS или запись в CEIDG.
• Документ, удостоверяющий личность лиц, представляющих субъект, и доверенность, если договор подписывает доверенное лицо.
• Информация о структуре собственности и о бенефициарных владельцах: имя и фамилия, гражданство, страна проживания, PESEL или дата рождения, размер и характер доли участия или прав.
• Заявление о статусе PEP для клиента, бенефициарного владельца и представляющих лиц.
• Информация о предмете и масштабе деятельности, основных рынках, формах расчётов и доле наличных средств.
• В случае иностранных субъектов — регистрационные документы из страны местонахождения вместе с переводом, если он необходим.
• Обновление вышеуказанных данных при каждом существенном изменении, в частности при смене участников, правления или профиля деятельности.

7. Когда мы не можем применить меры безопасности

Если мы не в состоянии применить меры финансовой безопасности — например, не получаем данные о бенефициарном владельце либо предоставленная информация вызывает обоснованные сомнения, — закон предписывает нам не вступать в деловые отношения, не проводить операцию или прекратить уже установленные отношения.

В этом случае мы также рассматриваем, есть ли основания для передачи информации Генеральному инспектору финансовой информации. Это не оценка добросовестности клиента — это установленная законом обязанность, от которой мы не можем отступить.

8. Отчётность перед GIIF и запрет разглашения

• Мы передаём Генеральному инспектору финансовой информации сведения об обстоятельствах, которые могут указывать на подозрение в отмывании денег или финансировании терроризма, а также об операциях, подлежащих обязательному информированию.
• Уведомление о подозрении мы подаём незамедлительно, а в случаях, указанных в законе, — приостанавливаем операцию или блокируем счёт на условиях, определённых законодательством.
• Действует установленный законом запрет разглашения (tipping-off): мы не информируем клиента или третьих лиц о передаче информации в GIIF, о проводимом анализе или о производстве по данному делу.
• Передача информации в соответствии с законом не является нарушением профессиональной тайны или обязанности конфиденциальности, вытекающей из договора.

9. Хранение документации

Документы и информацию, полученные в результате применения мер финансовой безопасности, а также доказательства, подтверждающие проведённые операции, мы храним в течение 5 лет, считая с первого дня года, следующего за годом, в котором были прекращены деловые отношения с клиентом или проведена разовая операция.

Генеральный инспектор финансовой информации может потребовать продления этого срока ещё на 5 лет. По истечении срока мы удаляем документацию, если только её дальнейшее хранение не предписывают иные нормы.

10. Обучение и внутренний контроль

• Сотрудники и партнёры, исполняющие обязанности, связанные с противодействием отмыванию денег, участвуют в программах обучения, повторяемых периодически и после существенных изменений законодательства.
• Мы ведём документированный внутренний контроль применения процедуры и делаем на его основе выводы, обновляющие процедуру и оценку риска.
• Перед допуском к обязанностям AML мы проверяем профессиональную подготовку и отсутствие судимости у лиц в объёме, допускаемом законодательством.

11. Сообщение о нарушениях (sygnaliści)

В соответствии со ст. 53 Закона о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма фирма имеет внутреннюю процедуру анонимного сообщения о действительных или потенциальных нарушениях законодательства в сфере противодействия отмыванию денег и финансированию терроризма.

• Сообщения могут подавать сотрудники, партнёры и иные лица, выполняющие действия в пользу фирмы, независимо от основания занятости.
• Сообщение можно подать анонимно, используя указанный в процедуре канал; процедура определяет способ приёма сообщений, их проверки и дальнейших действий.
• Заявитель защищён — добросовестное сообщение не может быть основанием для репрессивных действий, дискриминации или иного несправедливого обращения.
• Данные заявителя и лица, которого касается сообщение, защищены в соответствии с законом и нормами о защите персональных данных.
• Независимо от внутреннего канала, о нарушениях можно сообщать непосредственно Генеральному инспектору финансовой информации.

12. Защита данных, собранных в связи с AML

Персональные данные, собираемые для целей исполнения установленных законом обязанностей, мы обрабатываем на основании ст. 6 п. 1 подп. c RODO, исключительно в целях противодействия отмыванию денег и финансированию терроризма — мы не используем их в иных целях, в частности маркетинговых.

Обязанность информирования лиц, чьи данные мы собираем с этой целью, мы исполняем в соответствии с законом; право доступа к данным и иные права могут подлежать ограничениям, вытекающим из норм AML, включая запрет разглашения. Остальные правила описывает Политика конфиденциальности.

13. Сотрудничество с клиентом

Просим относиться к вопросам AML как к стандартному элементу обслуживания. Полные данные с самого начала сокращают время подключения, а их регулярное обновление позволяет избежать приостановки расчётов в течение года.

Все вопросы, касающиеся объёма требуемых документов, направляйте своему бухгалтеру или на e-mail фирмы.