RODO — klauzula informacyjna

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest spółka prowadząca biuro rachunkowe Steers; pełne dane rejestrowe wskazano w stopce strony i w ramce na końcu dokumentu. W sprawach ochrony danych pisz na adres e-mail biura.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. Pełny opis przetwarzania znajduje się w Polityce prywatności — poniżej podajemy informacje w formie skróconej.

2. Kogo dotyczy ta klauzula

• Klientów biura oraz osób reprezentujących klientów: wspólników, członków zarządu, prokurentów, pełnomocników i osób kontaktowych — wobec tych danych jesteśmy administratorem.
• Kontrahentów i dostawców biura oraz osób wyznaczonych przez nich do kontaktu — jesteśmy administratorem.
• Kandydatów do pracy i współpracy, którzy przesyłają nam dokumenty aplikacyjne — jesteśmy administratorem.
• Pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów i klientów naszych klientów, których dane trafiają do nas w dokumentach księgowych i kadrowych — tu jesteśmy podmiotem przetwarzającym, a administratorem pozostaje nasz klient (patrz punkt 8).
• Osób, które kontaktują się z nami przez formularz na stronie — szczegóły w Polityce prywatności.

3. Źródło danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie albo od naszego klienta, który wskazał Cię jako osobę reprezentującą, osobę kontaktową lub stronę dokumentu.

Korzystamy też z powszechnie dostępnych rejestrów publicznych: KRS, CEIDG, wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa KAS oraz Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Zakres danych z tych źródeł obejmuje dane identyfikacyjne, adresowe i informacje o reprezentacji.

4. Cele i podstawy prawne

• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych, kadrowo-płacowych i doradczych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec osób reprezentujących klienta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obowiązki wynikające z przepisów: ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, ustaw podatkowych, przepisów o ubezpieczeniach społecznych, o PPK oraz ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Dane szczególnych kategorii w dokumentacji kadrowej — art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
• Rekrutacja: w zakresie danych wskazanych w Kodeksie pracy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w pozostałym zakresie oraz przy rekrutacjach przyszłych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
• Bieżący kontakt, obsługa zapytań i utrzymanie relacji z kontrahentami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz obsługa reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

• Organy administracji i instytucje publiczne: urzędy skarbowe i KAS wraz z KSeF, ZUS, GUS, PFR w zakresie PPK, Generalny Inspektor Informacji Finansowej, sądy i organy ścigania.
• Dostawcy oprogramowania księgowego, kadrowo-płacowego i infrastruktury IT — na podstawie umów powierzenia.
• Podwykonawcy biura, kancelarie prawne, biegli rewidenci i ubezpieczyciel — w zakresie niezbędnym do sprawy.
• Banki i instytucje płatnicze — w zakresie płatności realizowanych na zlecenie klienta.

6. Okresy przechowywania

• Dokumentacja księgowa i podatkowa — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dokumentacja pracownicza prowadzona dla klientów — 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy; dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. — 50 lat.
• Dokumentacja AML — 5 lat od pierwszego dnia roku następującego po roku zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji.
• Umowy i korespondencja — do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty rekrutacyjne — do zakończenia rekrutacji, a przy zgodzie na przyszłe rekrutacje — do 12 miesięcy lub do wycofania zgody.
• Dane powierzone przez klienta — do zakończenia umowy powierzenia; następnie zwracamy je lub usuwamy zgodnie z poleceniem klienta.

7. Przekazywanie poza EOG i profilowanie

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli dostawca usługi pomocniczej przetwarza dane poza EOG, następuje to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne, w tym profilowania.

8. Powierzenie przetwarzania — biuro jako podmiot przetwarzający

Prowadząc księgi i kadry, przetwarzamy dane osób związanych z naszym klientem — jego pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów i klientów. Administratorem tych danych jest nasz klient, a biuro działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.

Podstawą jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawierana w formie pisemnej lub elektronicznej jako załącznik do umowy o świadczenie usług księgowych. Bez podpisanej umowy powierzenia nie rozpoczynamy obsługi.

• Przedmiot i cel: prowadzenie ksiąg, rozliczeń podatkowych i dokumentacji kadrowo-płacowej klienta oraz udostępnienie panelu klienta.
• Zakres i kategorie osób: dane identyfikacyjne, adresowe, PESEL, dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, dane rozliczeniowe kontrahentów; kategorie osób wskazuje umowa.
• Przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, w tym w zakresie transferów poza EOG — chyba że obowiązek wynika z przepisów, o czym administratora informujemy.
• Zapewniamy, że osoby dopuszczone do danych są zobowiązane do zachowania poufności, i wdrażamy środki bezpieczeństwa odpowiadające art. 32 RODO.
• Dalsze powierzenie (podpowierzenie) — wyłącznie za zgodą klienta, na warunkach nie mniej rygorystycznych; listę stałych podprocesorów udostępniamy przed zawarciem umowy i informujemy o planowanych zmianach.
• Pomagamy administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO oraz w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą.
• Naruszenie ochrony danych zgłaszamy administratorowi niezwłocznie po jego stwierdzeniu, przekazując informacje potrzebne do zgłoszenia do organu nadzorczego.
• Po zakończeniu świadczenia usług zwracamy dane lub je usuwamy — zgodnie z wyborem administratora, z wyjątkiem danych, których przechowywanie nakazują przepisy prawa.
• Umożliwiamy administratorowi przeprowadzenie audytu lub inspekcji, na warunkach i w terminach uzgodnionych w umowie powierzenia.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie — możesz ją wycofać w każdej chwili.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Gdy Twoje dane przetwarzamy na polecenie naszego klienta, wniosek złóż u niego — jako u administratora. Jeśli trafi do nas, przekażemy go klientowi bez zbędnej zwłoki i wykonamy jego polecenie.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych wymaganych przepisami prawa podatkowego, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy jest obowiązkowe — bez nich nie możemy prowadzić rozliczeń ani nawiązać stosunków gospodarczych. Pozostałe dane, w tym dodatkowe dane kontaktowe, podajesz dobrowolnie.