Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML)

1. Po co ten dokument

To informacja dla klientów i partnerów biura — nie jest to treść naszej wewnętrznej procedury AML. Opisujemy, jakich pytań i dokumentów można się spodziewać na starcie współpracy i w jej trakcie oraz dlaczego nie możemy z nich zrezygnować.

Wewnętrzna procedura, ocena ryzyka i dokumentacja z jej stosowania są poufne. Udostępniamy je wyłącznie organom uprawnionym na podstawie przepisów.

2. Podstawa prawna i status biura

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu — jako przedsiębiorca prowadzący działalność polegającą na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów.

Obowiązki wynikają wprost z ustawy i mają charakter publicznoprawny; ich wykonanie nie zależy od zgody klienta ani od postanowień umowy. Uzupełniająco stosujemy komunikaty i wytyczne Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

3. Wewnętrzna procedura i organizacja

• Biuro posiada wdrożoną wewnętrzną procedurę instytucji obowiązanej, obejmującą zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, oceny ryzyka, przechowywania dokumentacji i raportowania.
• Wyznaczono członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków ustawowych oraz pracownika odpowiedzialnego za bieżące stosowanie procedury i kontakt z GIIF.
• Procedurę weryfikujemy co najmniej raz w roku oraz każdorazowo po istotnej zmianie przepisów lub profilu działalności biura.
• Obowiązuje zasada ograniczonego dostępu: dokumentacja AML jest dostępna wyłącznie osobom, którym jest niezbędna do wykonywania obowiązków.

4. Ocena ryzyka

Sporządzamy i aktualizujemy ocenę ryzyka biura oraz oceniamy ryzyko każdego stosunku gospodarczego. Ocena decyduje o zakresie i częstotliwości stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego.

• Rodzaj klienta i struktura właścicielska, w tym obecność podmiotów zagranicznych i wielopoziomowych struktur.
• Obszar geograficzny działalności i powiązania z państwami trzecimi wysokiego ryzyka.
• Rodzaj oferowanych produktów i usług oraz kanał ich dystrybucji, w tym udział obrotu gotówkowego — istotny w branży HoReCa.
• Wartość i charakter transakcji, nietypowe schematy rozliczeń, transakcje bez uzasadnienia gospodarczego.
• Wynik oceny przekłada się na środki standardowe, uproszczone albo wzmożone; klienta o zastosowaniu środków wzmożonych informujemy przy onboardingu.

5. Środki bezpieczeństwa finansowego

Środki bezpieczeństwa finansowego stosujemy przed nawiązaniem stosunków gospodarczych, a następnie w trakcie współpracy — okresowo oraz zawsze, gdy zmienią się okoliczności lub pojawią wątpliwości co do posiadanych danych.

• Identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości na podstawie dokumentów i danych z rejestrów publicznych.
• Identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego, ustalenie struktury własności i kontroli, w tym porównanie z wpisem w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych i wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności.
• Ustalenie, czy klient, beneficjent rzeczywisty lub osoba go reprezentująca jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), członkiem rodziny takiej osoby lub jej bliskim współpracownikiem — na podstawie oświadczenia składanego pod rygorem odpowiedzialności karnej.
• Ocena celu i zamierzonego charakteru stosunków gospodarczych.
• Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych, w tym badanie transakcji pod kątem ich zgodności z wiedzą o kliencie i profilu jego działalności oraz ustalanie źródła pochodzenia majątku, gdy wymaga tego poziom ryzyka.
• Weryfikacja klienta i osób powiązanych wobec list sankcyjnych — unijnych, krajowych oraz wynikających z ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę.

6. Dokumenty przy onboardingu

Przy rozpoczęciu współpracy prosimy o komplet informacji pozwalających wykonać obowiązki ustawowe. Zakres zależy od formy prawnej i oceny ryzyka; poniżej typowy zestaw.

• Dane rejestrowe podmiotu: nazwa, forma prawna, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS lub wpis w CEIDG.
• Dokument tożsamości osób reprezentujących podmiot oraz pełnomocnictwo, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik.
• Informacje o strukturze własnościowej i o beneficjentach rzeczywistych: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL lub data urodzenia, wielkość i charakter udziału lub uprawnień.
• Oświadczenie o statusie PEP dla klienta, beneficjenta rzeczywistego i osób reprezentujących.
• Informacje o przedmiocie i skali działalności, głównych rynkach, formach rozliczeń i udziale gotówki.
• W przypadku podmiotów zagranicznych — dokumenty rejestrowe z kraju siedziby wraz z tłumaczeniem, jeżeli jest potrzebne.
• Aktualizacja powyższych danych przy każdej istotnej zmianie, w szczególności zmianie wspólników, zarządu lub profilu działalności.

7. Gdy nie możemy zastosować środków bezpieczeństwa

Jeżeli nie jesteśmy w stanie zastosować środków bezpieczeństwa finansowego — na przykład nie otrzymujemy danych o beneficjencie rzeczywistym albo przekazane informacje budzą uzasadnione wątpliwości — ustawa nakazuje nam nie nawiązywać stosunków gospodarczych, nie przeprowadzać transakcji lub zakończyć już nawiązane stosunki.

Rozważamy wówczas również, czy zachodzą przesłanki przekazania informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Nie jest to ocena rzetelności klienta — to obowiązek ustawowy, od którego nie możemy odstąpić.

8. Raportowanie do GIIF i zakaz ujawniania

• Przekazujemy Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacje o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a także o transakcjach objętych obowiązkiem raportowania.
• Zawiadomienie o podejrzeniu składamy niezwłocznie, a w przypadkach wskazanych w ustawie — wstrzymujemy transakcję lub blokujemy rachunek na zasadach określonych w przepisach.
• Obowiązuje ustawowy zakaz ujawniania (tipping-off): nie informujemy klienta ani osób trzecich o przekazaniu informacji do GIIF, o prowadzonej analizie ani o postępowaniu w tej sprawie.
• Przekazanie informacji zgodnie z ustawą nie stanowi naruszenia tajemnicy zawodowej ani obowiązku poufności wynikającego z umowy.

9. Przechowywanie dokumentacji

Dokumenty i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje przechowujemy przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub przeprowadzono transakcję okazjonalną.

Generalny Inspektor Informacji Finansowej może zażądać przedłużenia tego okresu o kolejne 5 lat. Po upływie terminu dokumentację usuwamy, chyba że jej dalsze przechowywanie nakazują inne przepisy.

10. Szkolenia i kontrola wewnętrzna

• Pracownicy i współpracownicy wykonujący obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy uczestniczą w programach szkoleniowych, powtarzanych okresowo i po istotnych zmianach przepisów.
• Prowadzimy udokumentowaną kontrolę wewnętrzną stosowania procedury i wyciągamy z niej wnioski aktualizujące procedurę i ocenę ryzyka.
• Przed dopuszczeniem do obowiązków AML weryfikujemy przygotowanie zawodowe i niekaralność osób w zakresie dopuszczonym przepisami.

11. Zgłaszanie naruszeń (sygnaliści)

Zgodnie z art. 53 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu biuro posiada wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

• Zgłoszenia mogą składać pracownicy, współpracownicy i inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
• Zgłoszenie można złożyć anonimowo, przy użyciu wskazanego w procedurze kanału; procedura określa sposób odbioru zgłoszeń, ich weryfikacji i dalszych działań.
• Osoba zgłaszająca jest chroniona — zgłoszenie w dobrej wierze nie może być podstawą działań o charakterze represyjnym, dyskryminacji ani innego niesprawiedliwego traktowania.
• Dane osoby zgłaszającej oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, są chronione zgodnie z ustawą i przepisami o ochronie danych osobowych.
• Niezależnie od kanału wewnętrznego, naruszenia można zgłaszać bezpośrednio do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

12. Ochrona danych zebranych w związku z AML

Dane osobowe zbierane na potrzeby wykonania obowiązków ustawowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wyłącznie w celach przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu — nie wykorzystujemy ich w innych celach, w szczególności marketingowych.

Obowiązek informacyjny wobec osób, których dane zbieramy w tym celu, realizujemy zgodnie z ustawą; prawo dostępu do danych i inne uprawnienia mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów AML, w tym z zakazu ujawniania. Pozostałe zasady opisuje Polityka prywatności.

13. Współpraca z klientem

Prosimy o traktowanie pytań AML jako standardowego elementu obsługi. Kompletne dane na starcie skracają onboarding, a ich bieżąca aktualizacja pozwala uniknąć wstrzymania rozliczeń w trakcie roku.

Wszystkie pytania dotyczące zakresu wymaganych dokumentów kieruj do swojej księgowej lub na adres e-mail biura.