Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług oraz tryb postępowania reklamacyjnego — zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na tej stronie, w formie umożliwiającej jego pobranie, odtwarzanie i utrwalenie.

Regulamin nie dotyczy samej usługi księgowej: prowadzenie ksiąg, rozliczeń podatkowych i kadr regulują odrębna umowa o świadczenie usług księgowych oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

2. Definicje

• Usługodawca — spółka prowadząca biuro rachunkowe Steers, której dane rejestrowe wskazano w stopce strony i w ramce na końcu dokumentu.
• Serwis — strona internetowa dostępna pod adresem steers.com.pl wraz z podstronami.
• Platforma — aplikacja internetowa Steers, dostępna dla Klientów pod odrębnym adresem, służąca wymianie dokumentów i informacji z biurem.
• Panel klienta — indywidualne konto Klienta w Platformie wraz z przypisanymi do niego danymi i uprawnieniami.
• Klient — przedsiębiorca, z którym Usługodawca zawarł umowę o świadczenie usług księgowych.
• Użytkownik — każda osoba korzystająca z Serwisu, w tym Klient oraz osoby przez niego upoważnione do korzystania z Panelu klienta.
• Usługi elektroniczne — usługi świadczone drogą elektroniczną, opisane w punkcie 3.

3. Rodzaje i zakres usług elektronicznych

• Udostępnianie treści Serwisu — nieodpłatny dostęp do informacji o usługach, cenniku i dokumentach, świadczony jednorazowo, na czas przeglądania strony.
• Formularz kontaktowy — nieodpłatna usługa umożliwiająca przesłanie zapytania i otrzymanie odpowiedzi lub wyceny; umowa zawierana jest na czas oznaczony, do udzielenia odpowiedzi.
• Panel klienta — usługa dostępna wyłącznie dla Klientów posiadających obowiązującą umowę o świadczenie usług księgowych, obejmująca przesyłanie i skanowanie dokumentów, podgląd ich statusów, komunikację z księgową, dostęp do informacji o podatkach i terminach oraz do dokumentacji kadrowo-płacowej. Usługa jest świadczona na czas obowiązywania umowy głównej i jest objęta wynagrodzeniem za usługi księgowe.
• Integracje — na wniosek Klienta Platforma może pobierać dane z jego systemów zewnętrznych (POS, HR, bankowość, e-commerce). Zakres i warunki każdej integracji ustalane są odrębnie.

4. Warunki techniczne

Do korzystania z Serwisu i Platformy niezbędne są:

• urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką internetową obsługującą HTML5, JavaScript i pliki cookie (Chrome, Safari, Firefox lub Edge w wersji nie starszej niż dwie ostatnie wydane),
• aktywne konto poczty elektronicznej,
• w przypadku skanowania dokumentów telefonem — urządzenie z aparatem i systemem iOS lub Android w wersji wspieranej przez producenta,
• połączenie szyfrowane; Serwis i Platforma działają wyłącznie po protokole HTTPS.

5. Ryzyka i zabezpieczenia

Zgodnie z art. 6 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną informujemy, że korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z typowymi zagrożeniami: możliwością otrzymania niezamówionej korespondencji, działaniem złośliwego oprogramowania, próbami wyłudzenia danych logowania (phishing) oraz nieuprawnionym dostępem do urządzenia Użytkownika.

Zalecamy stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego, aktualizowanie systemu i przeglądarki, korzystanie z unikalnego hasła oraz z uwierzytelniania dwuskładnikowego, jeżeli jest dostępne w Panelu klienta.

6. Konto w Panelu klienta i bezpieczeństwo

• Konto zakłada Usługodawca po zawarciu umowy o świadczenie usług księgowych, na podstawie danych wskazanych przez Klienta.
• Klient wskazuje osoby upoważnione do korzystania z Panelu i zakres ich uprawnień oraz niezwłocznie informuje o konieczności odebrania dostępu, w szczególności po zakończeniu współpracy z daną osobą.
• Dane logowania są poufne; Użytkownik nie może ich udostępniać osobom trzecim ani korzystać z konta innej osoby.
• W razie podejrzenia, że dane logowania trafiły w niepowołane ręce, należy niezwłocznie zmienić hasło i powiadomić biuro.
• Usługodawca może czasowo zablokować dostęp do konta, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa danych — informując o tym Klienta i podając przyczynę.
• Klient odpowiada za działania osób, którym udostępnił dostęp do Panelu, jak za działania własne.

7. Zasady korzystania z Serwisu i Platformy

Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z usług zgodnie z prawem, regulaminem i dobrymi obyczajami. Zakazane jest w szczególności:

• dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa osób trzecich, obraźliwych lub wprowadzających w błąd,
• przesyłanie dokumentów lub danych, do których przetwarzania Użytkownik nie ma podstawy prawnej,
• wprowadzanie do Serwisu lub Platformy złośliwego oprogramowania,
• podejmowanie działań zakłócających działanie usług, w tym prób nieuprawnionego dostępu, automatycznego pobierania danych i obciążania systemu ponad normalne korzystanie,
• korzystanie z Platformy w celu innym niż obsługa własnych rozliczeń Klienta.

8. Prawa własności intelektualnej

Serwis i Platforma, w tym ich układ graficzny, teksty, znaki towarowe, kod źródłowy i dokumentacja, stanowią własność Usługodawcy lub są przez niego wykorzystywane na podstawie odpowiednich licencji, i podlegają ochronie prawa autorskiego.

Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Platformy w zakresie własnej działalności, na czas obowiązywania umowy. Nie obejmuje ono prawa do kopiowania, dekompilacji, odsprzedaży ani udostępniania dostępu podmiotom trzecim.

Dokumenty i dane wprowadzone przez Klienta pozostają jego własnością; Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu wykonania umowy.

9. Dostępność i przerwy techniczne

Usługodawca dokłada starań, aby Platforma była dostępna w sposób ciągły, zastrzega jednak prawo do przerw technicznych niezbędnych do aktualizacji, konserwacji lub usunięcia awarii.

O planowanych przerwach informujemy z wyprzedzeniem w Panelu klienta lub pocztą elektroniczną, planując je w miarę możliwości poza godzinami pracy i poza okresami wzmożonych obowiązków sprawozdawczych.

Niedostępność Platformy nie zwalnia stron z obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług księgowych; w takim wypadku dokumenty można przekazać w uzgodniony sposób zastępczy.

10. Odpowiedzialność

Usługodawca ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Usługodawca nie odpowiada za skutki podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub niekompletnych danych, za przekazanie dokumentów po terminach uzgodnionych w umowie, ani za przerwy wynikające z okoliczności niezależnych, w tym z awarii po stronie dostawców łączy, systemów zewnętrznych Klienta lub systemów administracji publicznej.

Odpowiedzialność za czynności doradztwa i prowadzenia ksiąg reguluje umowa o świadczenie usług księgowych; działalność biura jest objęta obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami.

11. Reklamacje

• Reklamację dotyczącą usług elektronicznych można złożyć pocztą elektroniczną na adres e-mail biura lub pisemnie na adres siedziby.
• Reklamacja powinna zawierać dane Użytkownika, opis nieprawidłowości, datę jej wystąpienia oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
• Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje o wyniku w tej samej formie, w jakiej reklamacja wpłynęła.
• Jeżeli podane informacje są niewystarczające, Usługodawca zwraca się o ich uzupełnienie; termin biegnie wówczas od dnia uzupełnienia.
• Reklamacje dotyczące usług księgowych rozpatrywane są na zasadach określonych w umowie o świadczenie usług księgowych.

12. Rozwiązanie umowy o świadczenie usług elektronicznych

• Korzystanie z Serwisu i formularza można zakończyć w każdej chwili, opuszczając stronę lub rezygnując z wysłania zapytania.
• Umowa o korzystanie z Panelu klienta wygasa z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o świadczenie usług księgowych.
• Po zakończeniu współpracy Klient otrzymuje możliwość pobrania swoich dokumentów z Platformy w terminie uzgodnionym w umowie głównej, nie krótszym niż 30 dni; po tym terminie dostęp do Panelu jest zamykany.
• Usługodawca może wypowiedzieć umowę o świadczenie usług elektronicznych z zachowaniem 14-dniowego terminu, jeżeli Użytkownik rażąco narusza regulamin, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

13. Zmiany regulaminu

Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, wymogów bezpieczeństwa albo zmian technicznych Platformy.

O zmianie informujemy w Serwisie oraz — w przypadku Klientów — w Panelu klienta lub pocztą elektroniczną, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Brak sprzeciwu przed wejściem zmian w życie oznacza ich akceptację; sprzeciw jest równoznaczny z wypowiedzeniem umowy o świadczenie usług elektronicznych.

14. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

Regulamin skierowany jest do przedsiębiorców; usługi nie są kierowane do konsumentów w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego. Jeżeli w konkretnym przypadku Użytkownikiem byłby konsument, stosuje się bezwzględnie obowiązujące przepisy o ochronie konsumentów, które mają pierwszeństwo przed postanowieniami regulaminu.

Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w razie niepowodzenia rozstrzygnie je sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego jako data ostatniej aktualizacji.